海南出台经营主体登记档案管理办法

中国消费者报海口讯（记者黄劼）近日，海南海南省市场监管局和海南省档案局联合制定并发布了《经营主体登记档案管理办法（试行）》（以下简称《办法》）。出台《办法》将于2026年1月12日起正式施行。经营

《办法》共五章十八条 ，主体涵盖了总则 、登记档案档案收集整理保管 、管理档案利用 、办法监督管理与法律责任以及附则 ，海南系统构建了登记档案管理的出台制度框架 。

《办法》确立了“统一领导、经营分级管理、主体集中保管”的登记档案基本原则。海南省市场监管局负责建立统一制度、管理推进标准化及本级档案管理；各市县市场监管局负责本辖区档案的办法收集、整理 、海南保管和利用；各级档案主管部门依法履行监督
、指导、检查职责 ，形成权责清晰、协同高效的管理格局。

在登记档案基础上，《办法》明确了“机读档案”的定义，即对登记档案进行摘编所形成的材料
。与登记档案相比 ，机读档案是对登记档案基本信息的提炼，满足社会多元化的查询需求 。《办法》对登记档案的归档范围、标准、方式 、存储及保管期限作出了详细规定。强调电子档案与传统载体档案具有同等法律效力，推行以电子归档为主 。明确经营主体注销后档案保管期限一般为20年，并建立定期鉴定与移交机制。

《办法》详细列举了经营主体自身及相关人员 、公检法等国家机关 、法律职业从业者、破产管理人等多类查询主体及申请条件 。在保留传统窗口线下查询方式的同时，大力推广通过“海南省企业电子档案查询系统”进行线上电子化查阅  ，提供包括“海易办”APP实名认证 、电子营业执照扫码授权等多种便捷认证查询方式 。《办法》明确规定禁止不正当查询行为
，并创新性提出在省级查询系统中部署智能审核与熔断机制，通过技术手段（如监测单IP高频查询）结合定期人工抽检
，构建“技术+人工”双重风险防范体系，对违规行为采取账户冻结 、权限暂停、列入黑名单等管控措施
。

《办法》明确了档案管理人员在丢失
、篡改
、违规提供、玩忽职守等情形下的责任，以及查询利用者故意损毁档案等行为的法律责任 ，并明确涉嫌犯罪的将依法移送司法机关 ，为登记档案管理安全提供了有力保障。